Oproeping tot de Gewone Algemene Vergadering – dinsdag 12 mei 2026

De Raad van Bestuur nodigt de aandeelhouders uit om deel te nemen aan de Gewone Algemene Vergadering van Ekopak die zal worden gehouden op dinsdag 12 mei 2026 om 18 uur op de zetel van de Vennootschap te 9800 Deinze, Souverainestraat 13.

Alle bijbehorende documenten kunnen geraadpleegd worden via deze pagina:

---

OPROEPING GEWONE ALGEMENE VERGADERING

De raad van bestuur nodigt de aandeelhouders uit om deel te nemen aan de gewone algemene vergadering (“AV”) die zal worden gehouden op dinsdag 12 mei 2026 om 18 uur op de zetel van de Vennootschap te 9800 Deinze, Souverainestraat 13.

Op vandaag bedraagt het totaal aantal aandelen en stemrechten van de Vennootschap 17.503.213.

AGENDA VOOR DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING MET VOORSTELLEN TOT BESLUIT

• Kennisname en bespreking van de geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2025, alsook van het geïntegreerd jaarverslag van de raad van bestuur en het verslag van de commissaris met betrekking tot de enkelvoudige en de geconsolideerde jaarrekeningen per 31 december 2025

Dit agendapunt vereist geen besluit van de algemene vergadering.

• Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening per 31 december 2025

Voorstel tot besluit: de algemene vergadering keurt de enkelvoudige jaarrekening van de Vennootschap met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2025 goed, met inbegrip van de bestemming van het resultaat.

• Goedkeuring van het remuneratieverslag en remuneratiebeleid
  • Goedkeuring van het remuneratieverslag

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering keurt het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2025 goed.

• Goedkeuring van het nieuwe remuneratiebeleid (2026-2029)

Het remuneratiebeleid kan worden teruggevonden op de Ekopak website: https://ekopakwater.com/investor-relations/corporate-governance/annual-shareholder-meeting/.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering keurt het remuneratiebeleid (2026-2029) goed.

• Kwijting aan de bestuurders

Voorstel tot besluit: de algemene vergadering verleent kwijting aan elk van de bestuurders voor de vervulde opdracht tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.

• Commissaris
  • Kwijting aan de commissaris

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering verleent kwijting aan de commissaris voor de vervulde opdracht tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.

• Herbenoeming van de commissaris

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering benoemt PwC Bedrijfsrevisoren BV, met zetel te 1831 Diegem, Culliganlaan 5, als commissaris voor een termijn van drie jaar. Deze vennootschap wijst overeenkomstig artikel 3:60 WVV  Kurt Cappoen BV, aan, voor de uitoefening van het mandaat, met als vaste vertegenwoordiger Kurt Cappoen , bedrijfsrevisor. Het mandaat vervalt na de algemene vergadering die de jaarrekening per  31 december 2028 dient goed te keuren.

De vergoeding voor deze opdracht bedraagt EUR 145.000 per jaar (plus BTW, onkosten, bijdrage IBR en forfaitaire onkostenvergoeding voor technologie en compliance kosten) onder voorbehoud van jaarlijkse aanpassingen in functie van de evolutie van het indexcijfer van de consumptieprijzen of zoals overeengekomen tussen partijen.

• Goedkeuring vergoeding commissaris 2025

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering keurt de vergoeding van de commissaris van de Vennootschap voor extra werkzaamheden tijdens de audit van het boekjaar 2025 van EUR 39.500 (excl. BTW, onkosten en IBR bijdrage) goed.

• Delegaties van machten voor de uitvoering van de genomen besluiten

Voorstel tot besluit: de algemene vergadering verleent aan de bestuursleden, elk van hen alleen handelend en met recht tot indeplaatsstelling, alle bevoegdheden voor de uitvoering van de door de algemene vergadering genomen beslissingen alsook alle bevoegdheden om deze beslissingen bekend te maken. De algemene vergadering verleent daarenboven in het bijzonder volmacht aan Mtr. Anastasia KARPENKO (advocaat bij advocatenkantoor LLK BV), om alle handelingen te verrichten die noodzakelijk of nuttig zouden kunnen zijn voor de vervulling van de formaliteiten (met inbegrip van, maar niet beperkt tot de opstelling en ondertekening van documenten en formulieren) met oog op (i) de neerlegging van (een uittreksel van) dit document ter griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank, (ii) de publicatie ervan in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad en (iii) de inschrijving of aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen.

• Varia

TOELATINGSVOORWAARDEN

Alle aandeelhouders wordt de mogelijkheid gegeven om hun stem uit te brengen op afstand voor de vergadering, dan wel middels volmacht met steminstructies t.a.v. bij voorkeur Mevrouw Anastasia KARPENKO (secretaris van de raad van bestuur).

Deelname aan de AV per stembrief, volmacht, dan wel fysiek kan voor het aantal aandelen dat U bezit op de Registratiedatum (28 april 2026 om 24u, Belgische tijd) en voor dewelke U – ten laatste op 6 mei 2026 – de intentie heeft kenbaar gemaakt om Uw stemrecht uit te oefenen,  en dit ongeacht het aantal aandelen dat U bezit op de dag van de Vergadering.

• Aan welke voorwaarden moet U voldoen om aan de algemene vergadering te kunnen deelnemen en te kunnen stemmen ?

Enkel personen die op 28 april 2026 om 24u, Belgische tijd (“registratiedatum”) aandeelhouder zijn, zullen het recht hebben deel te nemen aan en te stemmen op de algemene vergadering.

• Bent u houder van aandelen op naam?

Dan moet u op 28 april 2026 (om 24u, Belgische tijd) ingeschreven zijn in het aandelenregister van de Vennootschap voor minimaal het aantal aandelen waarmee u wenst deel te nemen aan de algemene vergadering.

Uiterlijk op 6 mei 2026 (om 24u, Belgische tijd) moet u uw deelname per e-mail (legal@ekopakwater.com)  aan ons bevestigen met vermelding van het aantal aandelen waarmee u wenst deel te nemen. Het volstaat om als deelnamebevestiging uw ingevulde en ondertekende volmacht of stembrief aan ons over te maken.

• Bent u houder van gedematerialiseerde aandelen?

Dan moeten de aandelen waarmee u wenst deel te nemen aan de algemene vergadering op 28 april 2026 (om 24u, Belgische tijd) op uw effectenrekening zijn geboekt.

Vraag aan uw financiële instelling (bank, erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling) om:

(a) een attest af te leveren met vermelding van het aantal aandelen dat u op 28 april 2026 (om 24u, Belgische tijd) bezat van de Vennootschap en waarmee u wenst deel te nemen; en

(b) dit attest ten laatste op 6 mei 2026 te bezorgen aan de Vennootschap via het emailadres legal@ekopakwater.com.

Uiterlijk op 6 mei 2026 (om 24u, Belgische tijd) moet u uw deelname schriftelijk per e-mail (legal@ekopakwater.com) bevestigen met vermelding van het aantal aandelen waarmee u wenst deel te nemen. U kunt aan uw financiële instelling vragen om gelijktijdig met de registratieformaliteiten ook de bevestiging van uw deelname aan ons te melden. Het volstaat om als deelnamebevestiging ons uw ingevulde en ondertekende volmacht of stembrief over te (laten) maken (samen met het bovenvermeld attest).

• Wenst u zich op de algemene vergadering te laten vertegenwoordigen?

Indien u voldoet aan de hierboven vermelde voorwaarden om aan de algemene vergadering deel te nemen en te stemmen, mag u zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door één volmachtdrager, zie hierboven. U kan hiervoor gebruik maken van het volmachtformulier op onze website (https://ekopakwater.com/investor-relations/corporate-governance/annual-shareholder-meeting/).      

U kan dit formulier ook steeds bij ons opvragen. Dit formulier doet tevens dienst als deelnamebevestiging. U moet ons uw ingevulde en ondertekende volmacht per e-mail (legal@ekopakwater.com) bezorgen uiterlijk op 6 mei 2026.

• Wenst u voorafgaand aan de algemene vergadering per brief te stemmen ?

Indien u voldoet aan de hierboven vermelde voorwaarden om aan de algemene vergadering deel te nemen en te stemmen, kan u voorafgaand aan de algemene vergadering per brief uw stem uitbrengen. U kan hiervoor gebruik maken van het stemformulier op onze website (https://ekopakwater.com/investor-relations/corporate-governance/annual-shareholder-meeting/). U kan dit formulier ook steeds bij ons opvragen. Dit formulier doet tevens dienst als deelnamebevestiging. U moet ons uw ingevulde en ondertekende stembrief per e-mail (legal@ekopakwater.com) bezorgen uiterlijk op 6 mei 2026.

Wij herinneren u er graag aan dat om geldig uw stem op afstand uit te brengen, u duidelijk de stemwijze of onthouding dient te vermelden in de stembrief.

• Aan welke voorwaarden moet u voldoen om een onderwerp op de agenda te plaatsen ?

Indien u alleen of samen met andere aandeelhouders minstens 3% bezit van het kapitaal van de Vennootschap, kunt u onderwerpen op de agenda laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot de op de agenda opgenomen of daarin op te nemen onderwerpen. Dit minimum aandelenpercentage moet u, alleen of samen met andere aandeelhouders, bezitten zowel op de datum van uw verzoek als op 28 april 2026 (om 24u, Belgische tijd). Dit kan worden aangetoond door het overmaken van een certificaat van inschrijving van de desbetreffende aandelen in het aandelenregister, of van een attest opgesteld door een financiële instelling waaruit blijkt dat het betrokken aantal gedematerialiseerde aandelen op naam van de desbetreffende aandeelhouder(s) op rekening is ingeschreven.

U moet ons uw verzoeken schriftelijk per e-mail (legal@ekopakwater.com) overmaken. Naargelang het geval, voegt u er de tekst van de te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit bij, of van de tekst van de op de agenda te plaatsen voorstellen tot besluit. Wij moeten uw verzoeken uiterlijk op 20 april 2026 ontvangen. Vergeet niet om een emailadres te vermelden zodat wij u de ontvangst van uw verzoeken kunnen bevestigen.

Desgevallend zullen wij uiterlijk op 27 april 2026 een aangevulde agenda, volmacht- en stemformulier bekendmaken.

De volmachten die wij al zouden hebben ontvangen voorafgaand aan de publicatie van de aangevulde agenda blijven geldig, maar uw volmachtdrager kan voor de nieuwe voorstellen tot besluit ingediend bij bestaande agendapunten tijdens de vergadering afwijken van uw eventuele instructies indien de uitvoering van uw instructies uw belangen zouden kunnen schaden. Uw volmachtdrager moet u daarvan in kennis stellen. Uw volmacht moet vermelden of uw volmachtdrager mag stemmen over de nieuwe agendapunten, dan wel of hij/zij zich over die nieuwe agendapunten moet onthouden.

De stemformulieren die wij al zouden hebben ontvangen voorafgaand aan de publicatie van de aangevulde agenda blijven geldig voor de bestaande agendapunten. Indien voor een bestaand agendapunt een nieuw voorstel tot besluit is ingediend, wordt de op afstand uitgebrachte stem over dit agendapunt buiten beschouwing gelaten.

• Wenst U een vraag te stellen ?

U kunt naar aanleiding van de algemene vergadering schriftelijke vragen stellen aan de bestuurders en de commissaris met betrekking tot hun verslag of de agendapunten. Indien u voldoet aan de hierboven vermelde voorwaarden om aan de algemene vergadering deel te nemen en te stemmen, zullen uw vragen worden beantwoord voor zover de mededeling van gegevens of feiten niet van die aard is dat ze de Vennootschap schade kan berokkenen of in strijd is met de door de Vennootschap, haar bestuurders of commissaris aangegane vertrouwelijkheidsverbintenissen.

Wij moeten uw schriftelijke vragen per e-mail uiterlijk op 6 mei 2026 ontvangen.

De schriftelijke vragen en antwoorden zullen vervolgens desgevallend uiterlijk op 27 mei 2026 op de website van de Vennootschap worden geplaatst als bijlage bij de notulen van de algemene vergadering.

• Waar kunt u alle informatie vinden over deze algemene vergadering ?

Alle relevante informatie met betrekking tot deze algemene vergadering is beschikbaar op onze website https://ekopakwater.com/investor-relations/corporate-governance/annual-shareholder-meeting/.

• Gegevensbescherming

De Vennootschap is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die het ontvangt van, of verzamelt over aandeelhouders, de houders van warrants uitgegeven door de Vennootschap, en gevolmachtigden in de context van de algemene vergadering. De verwerking van dergelijke gegevens zal worden uitgevoerd met het oog op de organisatie en het verloop van de algemene vergadering. De gegevens omvatten onder meer identificatiegegevens, het aantal en het soort aandelen, warranten uitgegeven door de vennootschap, volmachten en steminstructies. Deze gegevens kunnen ook worden overgedragen aan derden met het oog op bepaalde diensten aan de Vennootschap in verband met het voorgaande. De verwerking van dergelijke gegevens zal worden uitgevoerd, mutatis mutandis, in overeenstemming met het privacybeleid van Ekopak, beschikbaar op https://www.ekopatwater.com/privacypolicy. Voor meer informatie of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door of namens de vennootschap, kan de vennootschap per e-mail worden gecontacteerd op legal@ekopakwater.com. Ekopak mag tijdens de vergadering foto’s nemen en filmopnames maken om Ekopak te vermarkten en toekomstige evenementen te ondersteunen. Ekopak kan hiervoor uw afbeelding verwerken. Indien u niet wenst gefotografeerd of gefilmd te worden, gelieve dit te willen melden op marketing@ekopakwater.com.

• Hoe kunt U ons contacteren ?

Voor verzending van formulieren, schriftelijke verzoeken of praktische vragen kunt U bij ons terecht via e-mail: legal@ekopakwater.com.

De raad van bestuur dankt u bij voorbaat voor uw medewerking – 10 april 2026